VS-Bericht erstellen: Der vollständige Leitfaden für KMU

Die Bank fragt nach ESG-Kennzahlen, ein größerer Kunde verlangt Angaben zum CO2-Fußabdruck, oder ein Lieferantenfragebogen taucht auf, der ohne strukturierte Daten kaum zu beantworten ist. Für viele KMU ist das der Moment, an dem Nachhaltigkeitsberichterstattung von der Kür zur Notwendigkeit wird. Der VS-Bericht bietet dafür einen praktikablen Rahmen, wenn man ihn in der richtigen Reihenfolge angeht. Ein VS-Bericht wird für KMU dann greifbar, wenn zuerst die relevanten Nachhaltigkeitsthemen identifiziert werden, dann die passenden Daten aus bestehenden Abläufen erhoben werden und erst danach die Modul-Struktur des Standards befüllt wird. Der VS-Standard, Voluntary Standard, wurde von der EFRAG für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, die nicht unter die CSRD fallen, und bietet ihnen eine schlanke, aber glaubwürdige Möglichkeit zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. Wer den Prozess von Anfang an strukturiert angeht, spart Zeit, vermeidet typische Fehler und bekommt am Ende ein Dokument, das auch gegenüber Banken und Kunden Bestand hat.

Was ein VS-Bericht enthalten muss

Der VS-Standard ist bewusst modular aufgebaut, damit er zur Größe und Kapazität eines KMU passt. Im Kern geht es um ein Basismodul mit grundlegenden Angaben zu Unternehmen, Energieverbrauch, Emissionen, Mitarbeitenden und Governance-Praktiken. Wer mehr Tiefe zeigen möchte oder von größeren Geschäftspartnern danach gefragt wird, ergänzt ein umfassenderes Modul mit Kennzahlen zu Strategie, Zielen und weiteren ESG-Themen.

Wichtig ist: Nicht jedes Unternehmen muss jedes Modul in voller Tiefe ausfüllen. Entscheidend ist, welche Themen für das eigene Geschäftsmodell wirklich relevant sind. Genau hier beginnt in der Praxis die eigentliche Arbeit, denn ohne eine Einschätzung der wesentlichen Themen wird aus dem Bericht schnell eine lose Ansammlung von Kennzahlen ohne roten Faden.

VS Bericht erstellen: Die häufigsten Fehler bei KMU

In der Praxis wiederholen sich bestimmte Stolpersteine immer wieder:

• Daten ohne Zusammenhang: Zahlen werden gesammelt, aber nicht mit der Geschäftsrealität verknüpft. Ein Energieverbrauch ohne Bezug zur Produktionsmenge sagt wenig aus.
• Fehlende Wesentlichkeitsanalyse: Wer ohne Priorisierung startet, berichtet entweder zu viel oder übersieht Themen, nach denen Kunden und Banken konkret fragen.
• Uneinheitliche Einheiten und Zeiträume: Energie in kWh neben Emissionen in Tonnen ohne klare Bezugsgrößen sorgt für Verwirrung und Rückfragen bei Prüfern oder Geschäftspartnern.
• Formulierungen wie aus einem Formular: Ein Bericht, der nur ausgefüllte Tabellenfelder aneinanderreiht, wirkt unglaubwürdig, selbst wenn die Zahlen stimmen.
• Kein Prozess für Folgejahre: Der erste Bericht wird als Einmalprojekt behandelt, statt Strukturen zu schaffen, die im nächsten Jahr wieder funktionieren.

Diese Fehler entstehen meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil den wenigsten KMU eine eigene Nachhaltigkeitsabteilung zur Verfügung steht, die solche Prozesse routiniert abwickelt.

So läuft die Erstellung Schritt für Schritt ab

Ein strukturierter VS-Bericht entsteht typischerweise in folgenden Phasen:

1. Risiko- und Chancenanalyse: Zunächst wird geklärt, welche Nachhaltigkeitsthemen für das Unternehmen wirklich relevant sind, also wo Nachhaltigkeitsthemen als Chance oder Risiko wirken und wo das Geschäftsmodell selbst auf Umwelt und Gesellschaft wirkt.
2. Datenbedarf festlegen: Auf Basis der Analyse wird definiert, welche Kennzahlen für Basis- und gegebenenfalls erweitertes Modul tatsächlich gebraucht werden.
3. Datenerhebung in bestehenden Abläufen: Statt ein Parallelprojekt aufzusetzen, werden Zuständigkeiten in Einkauf, HR, Produktion und Finanzen festgelegt: Wer liefert welche Daten, in welchem Format, zu welchem Zeitpunkt.
4. Plausibilitätsprüfung: Die gesammelten Zahlen werden auf Vollständigkeit, korrekte Einheiten und Konsistenz geprüft, bevor sie in den Bericht einfließen.
5. Textfinalisierung: Die Berichtstexte werden so überarbeitet, dass sie zum Sprachstil des Unternehmens passen und als professionelles Dokument wirken, nicht wie ein ausgefüllter Fragebogen.
6. Prozess für Folgejahre sichern: Die aufgebauten Strukturen werden so dokumentiert, dass die Berichterstattung im nächsten Zyklus ohne Neuaufbau funktioniert.

Wer diese Reihenfolge einhält, vermeidet doppelte Arbeit und bekommt einen Bericht, der auch bei genauerem Hinsehen standhält. Für Unternehmen, die zusätzlich einen Transitionsplan aufsetzen möchten, lohnt sich ein Blick in den Beitrag zum Transitionsplan für mehr Klimaresilienz.

Warum sich der Aufwand für KMU lohnt

Kunden fragen nach, Banken fragen bei der Kreditvergabe nach ESG-Daten, und Lieferantenbewertungen werden zunehmend detaillierter. Ein sauber aufgebauter VS-Bericht ist damit nicht nur ein Dokument für die Schublade, sondern eine Grundlage, aus der heraus solche Anfragen künftig schneller und fundierter beantwortet werden können, statt jedes Mal von vorne zu beginnen. Wer die Daten und Prozesse einmal richtig aufsetzt, reduziert den Aufwand für jede weitere Anfrage spürbar.

Gleichzeitig lohnt es sich, Nachhaltigkeit nicht nur für den Bericht aufzubereiten, sondern direkt in bestehende Abläufe zu integrieren. Ein Bericht, der lediglich einmal im Jahr erstellt wird, ohne dass die zugrundeliegenden Prozesse im Alltag verankert sind, verursacht Aufwand ohne echten Nutzen für das Geschäft.

Externe Unterstützung: Wann sie sinnvoll ist

Nicht jedes KMU muss den gesamten Prozess allein bewältigen. Gerade bei der Wesentlichkeitsanalyse, der Qualitätssicherung der Daten und der sprachlichen Finalisierung hilft ein externer Blick, typische Fehler frühzeitig zu erkennen, etwa Einheiten, die nicht zusammenpassen, oder Darstellungen, die bei einer späteren Prüfung Fragen aufwerfen würden. Das gilt besonders auch dann, wenn ein Bericht bereits mithilfe von KI-Tools vorbereitet wurde: KI-gestützte Workflows können den systematischen Abgleich unterstützen, ersetzen aber nicht das fachliche Urteil darüber, was ein Prüfer beanstanden wird.

Key Takeaways

• Der VS-Standard der EFRAG bietet KMU eine schlanke, modulare Möglichkeit zur freiwilligen Nachhaltigkeitsberichterstattung.
• Eine Wesentlichkeitsanalyse zu Beginn verhindert, dass zu viele oder die falschen Themen berichtet werden.
• Einheitliche Einheiten, klare Bezugsgrößen und konsistente Zeiträume sind entscheidend für die Glaubwürdigkeit der Daten.
• Datenerhebung sollte in bestehende Abläufe in Einkauf, HR, Produktion und Finanzen integriert werden, statt als Parallelprojekt zu laufen.
• Ein einmal aufgebauter Prozess erleichtert die Beantwortung künftiger Anfragen von Kunden, Banken und Lieferanten erheblich.